După ce se obtin actele de la Registrul Comerțului, poate cel mai important si prim pas este să îți cauți un contabil bun, corect si rezonabil ca si cost.
Administratorul noului SES nu trebuie să înceapa activitatea inainte ca firma sa fie în regulă. Administratorul noului SES trebuie să cunoasca un pic de contabilitate primară înainte de primul contract, de prima achiziție, de prima vânzare. Așa că cel mai bun sfetnic va fi contabilul, persoana la care se va apela pentru orice nelămurire legată de firma, de-a lungul timpului.
In cazul unui SRL, trebuie să fie parcursi următorii pași:
1. În funcție de specificul activității care urmează să fie desfășurata, administratorul noului SES trebuie să obțina autorizații de funcționare. Nu este obligatorie obținerea tuturor acestor autorizații, dar trebuie să te interesezi de următoarele:
- Autorizație la Direcția Sanitar Veterinară;
- Autorizație de funcționare de la Primărie;
- Obținerea licenței pentru muzică ambientală;
- Transmitere notificare la Oficiul pentru Spălarea Banilor;
- Achiziționarea și fiscalizarea casei de marcat;
- Anunțarea adaosului comercial practicat, procentual între și între;
- Contract cu SSM și PSI;
- Autorizație la pompieri;
- Contract pentru pază;
- Achiziționarea Registrului Unic de Control;
- Afișarea în spațiul de vânzare a următoarelor anunțuri:
- copie extras Registrul Comerțului cu punctul de lucru, sau Certificat constatator;
- anunț atenționare acordare bon fiscal;
- placheta Protecția consumatorului;
- orar;
- anunț Fumatul interzis.
2. Dacă firma are sediul intr-un apartament dar activitatea se desfășora în altă parte, trebuie să fie deschis un punct de lucru. Administratorul noului SES va face prima dată acest demers la Registrul Comerțului, după care trebuie înregistrat punctul de lucru și la ANAF.
Important de retinut: Dacă exista vanzare catre public, va fi nevoie de casă de marcat fiscalizată pe acel punct de lucru.
3. Angajații, în mod normal, sunt următorul pas. Pentru a face angajările trebuie să obții de la persoanele care urmează să le ai ca salariați, următoarele documente:
- copie CI;
- copie după ultima diplomă de studii;
- adeverință de la medicina muncii.
Aceste documente se transmit contabilului. În baza acestor documente, contabilul va face contractele de muncă, Regulamentul de ordine interioară, etc și va obține parolă de la ITM pentru transmiterea Revisal.
Important de retinut: Angajarea va fi valabilă din ziua următoare transmiterii Revisal.
Explicatie: dacă azi se semneaza contractul de muncă, numai de mâine poate veni angajatul la lucru. Pentru inceput, contractul de muncă îl poți face cu o perioadă de probă de 90 de zile. În această perioada, contractul individual de muncă poate înceta la voința oricăror dintre părți.
Este bine de retinut că încetarea unui contract de muncă, NU se poate transmite retro. Adică, trebuie să îi comunici din timp contabilului, care este ultima zi de lucru pentru salariat. Nu poate fi luni 10 martie, iar Administratorul noului SES să informeze contabilul abia vineri 15 martie, și să solicite să fie încetat contractul de luni 10 martie. Situatia este imposibila.
Fiecare angajat trebuie să aibă făcute SSM și PSI. Pentru aceasta Administratorul noului SES va lua legătura cu o persoană care se ocupă de acestă parte, alta decat contabilul, doar ca ascesta poate avea contacte utile.
4. Următorul pas, ar fi organizarea contabilității primare. Administratorul noului SES trebuie să fie avizat că această parte îi revine în totalitate. Contabilul poate ajuta/expllica/instrui în organizarea contabilității primare, dar Administratorul va trebui să o faca permanent. Dacă Administratorul are in vedere o firmă mai mare, se poate angaja o persoană numai pentru această activitate.
În funcție de specificul activității, Administratorului îi revin următoarele responsabilități:
- întocmirii facturilor și a chitanțelor către clienți;
- eliberarea bonurilor fiscale către clienți;
- completarea Notei de recepție (NIR) pentru facturile de achiziție marfă;
- completarea în ordine cronologică a Registrului de casă. Aici Administratorul va trece toate documentele de plată și încasare numerar (cash). Nu se trec plățile și încasările efectuate prin bancă. În schimb, se trec depunerile și ridicările de numerar din bancă, doar sunt cash.
- completarea în ordine cronologică a Raportului de gestiune (dacă este marfă care se vinde la preț de vânzare cu amănuntul) sau a Situației stocurilor (dacă este marfă care se recepționeaza și apoi se vinde cantitativ valoric). Contabilul va face să fie clar ce trebuie și cum trebuie făcut.
- completarea pontajului. Cu ajutorul pontajului, vei ține evidența orelor lucrate de angajați.
Pentru contabilitate primară, exista aplicatii pe care contabilul le va explica cum trebuie folosite.
5. Ultimul pas, este predarea lunară a actelor (facturi, chitanțe, bonuri fiscale, documente de contabilitate primară întocmite de Administrator, extrase bancare, etc.), firmei de contabilitate. Actele se predau aranjate într-un dosar în ordine cronologică.
Ca regulă ușor de ținut minte: Trebuie să predai la contabilitate ORICE document care are înscris CUI și denumirea firmei tale pe el.
În baza documentelor predate, vei primi situația financiară a firmei, Administratorul va observa dacă firma are profit sau pierdere, Administratorul va primi ordine de plată sau foi de vărsământ pentru sumele care trebuie plătite la ANAF (impozit micro sau profit, taxele pentru salariați, TVA dacă este cazul, altele).
Important de retinuto regulă de bună practică: Înainte de orice activitate nouă pe firmă, Administratorul întreabă contabilul. Pentru că Administratorul poate face o tranzacție care are nevoie de tratament special, atât din punct de vedere al taxării cât și din punct de vedere al declarațiilor care trebuie depuse, poate, chiar înainte de efectuarea tranzacției.